8 Langkah Perencanaan Strategis
Oleh B.S. Wibowo,SKM, MARS, CPHR

Apakah perencanaan strategis itu?

Perencanaan (planning-takhthiith) adalah perumusan tujuan usaha meliputi prosedur, metode, dan jadwal pelaksanaannya. Di dalamnya termasuk ramalan (prakiraan) tentang kondisi di masa mendatang dan perkiraan akibat rencana terhadap kondisi tersebut (Kamus Istilah Manajemen, LPPM, 1994).

Perencanaan yang sangat menentukan kehidupan seseorang atau institusi pada masa yang akan datang disebut dengan perencanaan strategis. Dalam istilah lain, perencanaan strategis (strategic planning-at-takhthiith al istaraatiijiyah) adalah proses manajerial dalam mengembangkan dan pemeliharaan kaitan eksistensi perusahaan atau organisasi dengan sasaran perusahaan atau organisasi dan peluang lingkungan. (Kamus Istilah Manajemen, LPPM,1994).

Urgensi perencanaan strategis (ahammiyah at-takhthiith al istaraatiijiyah)

Pada umumnya kebutuhan manusia tak terbatas (unlimited need). Tetapi sumber daya yang dimilikinya sangat terbatas (limited resources). Kesenjangan antara keduanya itu memaksa orang melakukan perencanaan. Jadi, urgensi perencanaan strategis adalah agar sumber daya yang sangat terbatas dapat untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan efektif dan efisien.

Al-Qur’an sendiri mengajarkan, untuk membuat perencanaan strategis harus mengaitkan empat unsur sekaligus : data dan informasi yang kita miliki pada masa lalu (past time), kondisi sekarang (current/present time), perkiraan ke depan (future/next time), serta perlunya sumber daya (resources) untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Simaklah firman Allah, ayat 18 surat al-Hasyr, “Hai orang-orang beriman, bertakwalah kepada Allah (current/present time) dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya (past time) untuk keperluan perencanaan hari esok-akherat (future/next time), bertakwalah kepada Allah (resources), sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.”

Logika sekuensial berfikir strategis

Bagi orang atau lembaga yang telah punya tujuan, maka perencanaan strategis diawali dengan merencanakan untuk membuat perencanaan. (planning for plan). Sedang yang belum punya, perencanaan strategis akan dimulai dengan merumuskan tujuan yang ingin dicapai.

Pada kesempatan ini akan disampaikan penjelasan sekuensial dari langkah-langkah berfikir strategis untuk tipe kedua, yaitu ‘merumuskan tujuan’. Setidaknya, ada delapan langkah yang harus dilakukan.
Pertama, dalam setiap tindakan kita harus punya tujuan. Tujuan yang sangat jauh dari jangkauan kita bisa jadi masih berupa angan-angan (vision-dairatul khayal). Pada gambar 1 visi digambarkan sebagai pulau impian yang ingin dicapai.
Kedua, membuat angan-angan atau visi tersebut menjadi rumusan misi (mission-risalah) yang ingin dicapai. Agar lebih profesional maka misi harus tertulis dengan baik (mission statement). Lalu disebar-luaskan kepada seluruh pihak terkait agar mereka selalu bergerak dalam orientasi pencapaian misi bersama yang ingin dicapai (Management by Objective – MBO). Dalam gambar 1 misi digambarkan sebagai garis posisi anda saat ini dengan letak perkiraan pulau tujuan akhir. Penguasaan konsep dan wawasan (al-isti’ab al-manhaj/an-nadzori) sangat diperlukan dalam penyusunan visi dan misi oraganisasi.

Ketiga, membuat observasi medan (scanning environment) baik internal maupun eksternal dengan metode SWOT analysis. Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), opportunity (peluang), Threat (ancaman dan kendala). Strength dan Weakness lebih untuk sisi internal. Sedangkan Opportunity dan Threat untuk sisi eksternal.

Untuk analisa internal, Anda harus melihat kondisi ke dalam lembaga meliputi kinerja harian, menstalitas staf, solidaritas tim, dll. Anda juga harus mempelajari seluruh laporan (tahunan, proyek dan laporan lain) yang berasal dari lembaga Anda.
Sedangkan sisi eksternalnya, Anda perlu memperoleh data sebanyak-banyaknya yang berhubungan dengan misi Anda berupa komponen-komponen umum meliputi masyarakat, pembeli (buyers), pengguna fans (customers), pendukung (steak holders), pemasok (suppliers) dll.

Keempat, membuat langkah-langkah untuk perencanaan strategis (mapping). Artinya, setelah misi dan kondisi medan terpetakan, maka tinggal merencanakan langkah-langkah tindakan yang akan dilakukan.

Karena tujuan akhir (visi) tidak akan langsung dapat dicapai dengan sekali kayuhan maka perlu dibuat tahapan pekerjaan. Tahapan pertama harus melalui pekerjaan pertama, kedua, ketiga dan seterusnya hingga sampai pada pulau akhir (visi) yaitu tujuan itu sendiri. Dalam tahap ini, penguasaan medan (al-isti’ab al-maidani) sangat diperlukan.

Kelima melakukan observasi kinerja dan analisa kesenjangan kinerja dari apa yang seharusnya dikerjakan dengan kondisi lapangan. Seringkali rencana tinggal rencana, gagasan tinggal gagasan. Karenanya, perlu dianalisa kendala apa yang menyebabkan kegagalan. Lalu diambil pelajarannya untuk memperbaiki keadaan.

Keenam, membuat perencanaan yang terintegrasi (integrating action plans). Hasil analisa pada langkah kelima sangat bermanfaat untuk membuat agenda aksi yang lebih konkrit. Dalam lembaga biasanya digunakan SOP (standart operating procedures) atau prosedur tahap (protap). Tetapi jika ditemukan kendala-kendala di lapangan saat pelaksanaan, perlu improvisasi berdasarkan azaz fleksibilitas konsep. Kreativitas individu dan inovasi dalam hal ini sangat diperlukan.

Ketujuh mengamalkan agenda aksi (implementation of plans). Pada tahap ini agenda aksi yang akan dilakukan betul-betul sudah mengacu pada langkah-langkah sebelumnya, walaupun pada saat pelaksanaan seringkali masih ada improvisasi. Jangan sampai yang terjadi adalah NATO (no action talk only) atau NAPO (no action plan only). Sesungguhnya fikroh yang baik adalah fikroh menekankan aspek produktivitas (amal) berlandaskan pemahaman (fahmu) yang utuh. Bukan fikroh yang hanya bertumpu pada slogan dan propaganda.

Banyak komponen penting yang harus ada pada saat pelaksanaan mencapai tujuan. Seperti selalu mau bekerja (istiqomah) dan terus-menerus dalam bekerja (istimror), etis dan konsekuen, mengacu kepada kaidah moral, selalu komitmen dengan kejujuran), berorientasi mutu dan pelayanan pelanggan, rela berkorban (tadhhiyah), sungguh-sungguh dalam bekerja (tajarrud), dan solidaritas tim (team work – ‘amal jama’i). pada langkah ini digunakan tools yang aplikatif, seperti penerapan figh muwazanat, figf aulawiyat, figh dakwah dan lainnya.

Kedelapan selalu melakukan evaluasi (mutabaah dan muhasabah) dengan teratur. Pada fase ini buatlah catatan harian kerja Anda. Buatlah laporan yang rapi sebagai bahan evaluasi. Lakukan evaluasi dengan mengacu kepada misi utama. Terkait dengan langkah ini, Anda harus selalu memberikan intervensi dengan segera atas temuan dan informasi baru, baik yang datang dari dalam lembaga maupun dari luar lembaga. Dari sana, siapa tahu Anda harus melakukan revisi di berbagai tahapan perencanaan strategis yang telah Anda buat. Selamat mencoba. Waallahu ‘alam bissawab.